La Segreteria del Consiglio di amministrazione curò fin dalla sua nascita nell'ottobre 1950 la complessa procedura di composizione dei volumi contenenti la verbalizzazione delle sedute e le delibere adottate dal Consiglio. Tale procedura rimase pressoché inalterata fino al marzo 1984 quando la serie dei verbali fu interrotta all'atto del commissariamento della Cassa.

La serie è attualmente composta da 1664 dei 1673 volumi originari mancandone per motivi ignoti nove. Fortunatamente la serie Atti delle sedute degli organi deliberanti conserva una raccolta quasi completa di un esemplare delle delibere (in forma ciclostilata o di fotocopia); pertanto le lacune della serie dei verbali possono essere colmate utilizzando questi rimandi alla suddetta serie:

• volume mancante n. 756 (esercizio 1973): si vedano le relative delibere nn. 1798-1813 (con lacune) alla busta 1162
• volume mancante n. 1272 (esercizio 1979): si vedano le relative delibere nn. 4807-4827 alla busta 1796
• volume mancante n. 1375 (esercizio 1980): si vedano le relative delibere nn. 4076-4100 alla busta 1913
• volume mancante n. 1377 (esercizio 1980): si vedano le relative delibere nn. 4157-4201 alla busta 1915
• volumi mancanti nn. 1508-1509 (esercizio 1982): si vedano le relative delibere nn. 1360-1414 alle buste 2071-2073
• volume mancante n. 1511 (esercizio 1982): si vedano le relative delibere nn. 1476-1512 alle buste 2074-2075
• volume mancante n. 1543 (esercizio 1982): si vedano le relative delibere nn. 2995--3026 alla busta 2114
• volume mancante n. 1552 (esercizio 1982): si vedano le relative delibere nn. 3344--3359 alla busta 2127

Ogni seduta porta un numero ordinale ininterrotto dalla n. 1 del 4 ottobre 1950 alla n. 1723 del 22 marzo 1984. L'uso di dare sempre un numero diverso alle sedute anche in presenza di un seguito della discussione a una seduta pomeridiana e/o al giorno successivo, e in qualche caso a diversi giorni successivi, ha fatto sì che gli ordini del giorno, preparati dalla Segreteria del Consiglio e approvati preventivamente dal presidente, fossero sbrigati, soprattutto fino al 1970 circa, in più sedute delle quali la prima fungeva da reale apertura della discussione. In conseguenza di ciò le discussioni e le deliberazioni venivano spesso riferite a un gruppo di sedute identificate con più numeri (p.es. 1108-1110).

La caratteristica principale dei volumi è il modo di confezionamento del verbale: prima tutta la discussione generale e quella sulle singole delibere e poi, quasi come un appendice alla discussione, le delibere vere e proprie. Non abbiamo pertanto contiguità fra discussione sulla singola delibera e il relativo testo. Questo si spiega con le procedure che portavano all'approvazione delle delibere. Il loro testo era preparato dal Servizio (dopo il febbraio 1978 Ripartizione) competente in materia ed era accompagnato dalla cosiddetta "monografia", documento cardine dell'attività degli uffici della Cassa poiché racchiudeva tutti gli elementi tecnici ed economici sul singolo progetto a vantaggio del consigliere che avrebbe relazionato in Consiglio su quella delibera e perciò di tutto il consesso. Le monografie sono conservate (quasi integralmente) nella serie degli Atti delle sedute degli organi deliberanti alla quale si rimanda. Ogni delibera, pertanto, arrivava in Consiglio già formata, ciascuna su fogli indipendenti dalle altre, in forma ciclostilata fino alla metà degli anni Sessanta, poi dattiloscritta o anche in fotocopia. Una volta approvata, venivano riempiti, con timbri o successiva dattiloscrittura, gli spazi vuoti destinati alla data, al numero di delibera, raramente al numero di seduta e, una volta composta la sequenza del volume, al numero della pagina. Il timbro della Segreteria del Consiglio di amministrazione e le firme del presidente e del direttore generale davano alle delibere la veste di ufficialità e forza giuridica. Se il Consiglio riteneva di dover approfondire, la proposta di delibera veniva accantonata e ripresentata a una seduta successiva accompagnata dai pareri ulteriori degli uffici. Si conservano alcuni gruppi di queste delibere "rinviate" nel testo non approvato. Infine si trovano nei volumi pagine in bianco con l'indicazione di uno o più numeri di delibera annullati, ma non abbiamo mai il testo di tali delibere, che dovrebbero essere cercate nella serie degli Atti.

Il flusso di lavorazione legato alla preparazione, redazione, circolazione della proposta di delibera prima del suo inserimento all'ordine del giorno da parte del presidente è stato argomento di ripetuta normazione interna, come documentano molte circolari conservate. La puntigliosità delle procedure dettate, l'inflessibilità nel rispetto dei tempi destinati a ogni fase, il potere del presidente di iscrivere o meno la delibera nell'elenco di quelle da discutere, definiscono uno stile di lavoro che si volle affinare sempre di più nel tempo. Sebbene il dispositivo formale della delibera faccia trapelare a volte la complessità del'iter, è nella discussione che essa emerge, soprattutto in presenza di un dissenso fra i consiglieri. A proposito del quale occorre sottolineare che la verbalizzazione delle posizioni dei diversi membri risultò sempre molto puntuale e in alcune occasioni questo divenne argomento di discussione, specie dopo l'arrivo alla presidenza di Perotti nel luglio del 1978. Lamentandosi un ritardo degli uffici a licenziare le versioni definitive dei verbali (poiché corposi in ragione di impegnativi dibattiti) con l'impossibilità di approvarli da parte del CdA nelle riunioni successive, Perotti propose di ridurre il grado di dettaglio della verbalizzazione, ma la sua linea non passò. Non furono estranee preoccupazioni sulle possibili ricadute giudiziarie di alcune decisioni assunte e la necessità di un riscontro puntuale delle diverse posizioni in campo.

Tornando alla forma del documento, la procedura di elaborazione/approvazione delle delibere sopra esposta spiega perché, non potendo materialmente essere intercalata nelle pagine della discussione (che per evidenti motivi di spazio erano compilate per intero senza soluzione di continuità), le delibere venivano raggruppate in ordine numerico e impaginate nel volume in coda alla discussione. Richiamando quanto detto a proposito di un ordine del giorno che produceva più sedute, comprendiamo perché la discussione di tutto l'ordine del giorno è anteposta a tutte le delibere anche se la discussione occupa più sedute. Possiamo perciò avere volumi, anche più di uno di fila, di sole discussioni e poi volumi di sole delibere.

Nel primo anno di vita della Cassa si cercò di affinare la migliore modalità di conservazione dei verbali e delle sedute e si mantennero in essere serie separate delle due fattispecie. Si finì per optare all'inizio del 1952 per il sistema descritto.

Ma non sempre troviamo nei volumi un andamento lineare parallelo tra progressione della discussione e progressione delle delibere.

Un cenno va fatto ai sistemi di numerazione delle delibere e delle pagine dei verbali. Entrambi seguivano l'esercizio finanziario, riazzerando il numeratore al suo termine. Alla Cassa per il Mezzogiorno l'anno finanziario ebbe andamento luglio-giugno fino all'esercizio 1964-1965 adeguandosi poi all'anno solare a partire dal 1° gennaio 1966 (vi fu un esercizio semestrale luglio-dicembre 1965) in obbedienza alla legge 1 mar. 1964, n. 62, che introdusse questa novità per la contabilità dello Stato e, con un posticipo di un anno, per la gran parte degli enti pubblici.

Fino alla metà del 1969 le delibere erano caratterizzate da due numerazioni: una progressiva generale nell'anno finanziario, l'altra progressiva all'interno di alcune classifiche relative agli ambiti di intervento della Cassa (B per bonifiche, PM per pascoli montani, V per viabilità ecc.) e sempre per anno finanziario. Quindi una delibera 437/VB 14 del 21 febbraio 1969 è la 437esima delibera dell'esercizio 1969 e la 14esima di quell'anno riguardante la viabilità di bonifica.

Sempre a luglio del 1969 cambiò il sistema di redigere i sommari dei volumi. Fino ad allora il sommario era stato molto analitico, dando per ogni ambito di intervento iscritto all'ordine del giorno le pagine dove reperire le relative delibere. Nonostante siano stati verificati una serie di errori nei sommari, derivanti con evidenza dalla difficoltà di accoppiare tutte le delibere con il momento della loro discussione (quasi sempre nel caso di "plurisedute") e probabilmente anche dal fatto che alcune delibere venivano inserite in un secondo momento, essi si rivelano utilissimi per una ricerca puntuale dei contenuti del volume soprattutto perché le singole delibere venivano esposte con l'oggetto (opera, lavoro, finanziamento ecc.) e il relativo numero di progetto.

Da segnalare, infine, che tra il 1° marzo e il 27 aprile 1983 il Consiglio di amministrazione operò con il nome di Comitato provvisorio di gestione (si rimanda a quella serie per le notizie istituzionali). Ma la numerazione dei volumi, delle delibere e delle pagine riprende senza cesure con la seduta del 10 maggio 1983 dopo la precedente del 23 febbraio. Dal punto di vista dei poteri e della composizione dell'organo si trattò di un puro fatto nominalistico.